【ビジネスナビトーク】業務改善のはじめ方 〜仕事を「見える化」しよう〜self management

「BusinessNaviTalk（ビジネスナビトーク）」
「明日から仕事に活かせる知識」をテーマに、各分野の専門家からノウハウを聞き出していくトークイベントです。
70人以上にビジネスコンサルをしてきた徳沢が「みんなが気になるところ」「すぐにでも使えちゃうノウハウ」を引き出していきます。

今回のお題は「業務フロー改善」。

ゲスト講師は山岡正博さんです。

【参加対象者】

こんな悩みを持っている方が対象者です！
・業務の数が膨れ上がりずっと忙しい
・業務が整理されておらず、それぞれの効率が悪い
・業務がブラックボックス化されており担当者がいなくなると困る
・それぞれの専門家に丸投げしているがうまく連携してくれない
・業務手順が明確でなく、ミスが起こりやすい
・自分にしかできないことに集中したい
・雑務を外注したいが、何をどう外注していいかわからない


業務の言語化はできていますか？
業務改善の基本は業務の言語化！

本業に集中したくても必ずついてくるのが経理や人事総務、営業管理といった間接業務。これらは、事業の拡大とともにどんどん膨れ上がってきます。担当者に割り振ると、かならず独自のやり方で業務をすすめ、ブラックボックス化がはじまります。しかし、間接業務の大半は暗黙知ではなく形式知。「○○さんにしかできない業務」というのはほぼありません。業務をきちんと言語化しフローに落とし込めば、再現性がうまれ、誰がやっても同じ結果が出ます。

業務が煩雑になっているなら、この機会に一度言語化しフローに落とし込んでみませんか？

とはいっても、普段の業務はそうカンタンに分別できるものではなく、経営者自身が事務作業をやっているケースも多いですよね。

「やることが多岐に渡りすぎてずっと忙しい」
「自分じゃなくてもできる仕事は外注したい」
「でも外注に0から指示するのはめんどくさい」
「そもそも何をどう外注化すればいいかわからない」
自社の業務フローを効率化したり、改善するために必要なのは「仕事の流れを明確にすること」です。

勢いで大きくしてきた事業ほど、業務フローが複雑になっており、ブラックボックス化されていることが多い。
業務フローが複雑なまま外部に丸投げしても機能しにくいのが現実です。
「業務フローを整えたからって客数が増えるわけじゃない・・」
「日常業務が忙しくてどうしても効率化が後回しになる・・」
という気持ちもわかります。
ですが、仕事の流れが複雑な状態で放置すると以下のようなトラブルにつながります。

※これは実際に発生した事例です。

・一人任せにしていた間接業務責任者が病気で倒れて、業務が機能不全になった。
・地方の営業拠点で営業責任者が経費をごまかし横領していた。
・業務を改善しようとガントチャートを使ってみたがうまくいかなかった。
・社内の情報共有が不十分で、部下のマネジメントがうまくできていない。
 
不正だけでなく、業務上のミスでも事業のロスは発生します。
受注間違い、発注ミス、出荷ミス、単価誤り、請求漏れ、回収漏れ。等々・・
このような業務の不正やミスはどうしたら防ぐことができるでしょうか。

①業務フローの作成
②業務の文書化ができている
③チェックポイントが明確になっている
④文書化されたとおりに業務を遂行する。

このような動きが必要になってきます。
業務フローが明快であれば必要なタスクをアウトソーシングすることもカンタンです。
ブラックボックス化された大きなタスクを細かく分解することで改善の糸口も見つかりやすくなりますよ。
この機会に自社の業務フローを整理してみませんか？

【セミナー概要】

「業務改善のはじめ方」では以下のようなことを学びます。

●業務改善に手を付けたがらない理由

・手を付ける時間がない（本業に集中したい）
・改善の効果が見込めない
・何から手を付けてよいかわからない

●業務改善によるメリット

・結局改善したほうが本業に集中できる
・効果を数値化する
・業務分析により改善ポイントを見つける

●業務を分解するワーク

・今回のセミナーではいきなり業務フローや業務記述書を書くのではなく、
まず自分の仕事を客観視し、分解した業務の必要性、重要度、負担度、効率性を見直してみます。
・マンダラートを使って業務を分解するワークの実施（具体化する）

【セミナー参加特典】

希望者には以下の特典をプレゼント中です。
・業務フロー改善に関する相談を1回無料で実施
・復習できるよう、当日のセミナースライドをプレゼント

【セミナー受講後の効果（受講者アンケートより）】

・自分自身のもやもやを口すること、書き出すことで気持ちがすっきりし、問題が　重なっているのがわかりました。

・自分では解決できない悩みを抱え込まなくなった。

過去のセミナーレポート（参加者の感想あり）
https://branch-web.com/archives/2826

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【前回の様子】

ウェディングプランナーを育てる先生兼、役職も持たれている方にご参加していただきました✨
・何故か従業員が遅くまで働いている
・仕事がいっぱいで混乱している
など、社内のタスク整理をしたいというお気持ちを強く持っていらっしゃいました！

今回は公認内部監査人、産業カウンセラーとしても活躍する山岡正博さん（ゲスト講師）と、

アカデミア会員の徳沢精悟さん（ファシリテーター）で業務効率化について講義していただきました。
お話を進めていく中で、部下に指示している仕事が重複している事や業務改善のヒントが見えたようで、

「自分のモヤモヤを口にすること、書き出すことで気持ちがすっさりし、問題が重なってるのがわかりました！」とコメントをいただきました。

目の前の仕事に必死になり、業務の重複に気付かない。
そういったあるあるを解消するためにも、業務改善の重要さを改めて感じました。
（コメント：OBPアカデミア　スタッフ）

 
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